بازار آریا - فعالیت های مدیریت به دو قسمت قابل تقسیم هستند، یکی فکری و دیگری اجرایی. هر دوی اینها زمان بر بوده و لازم است وقت کافی به اینها اختصاص یابد. هر قدر تعداد کارکنان بیشتر شود، نیاز به دور شدن از کار اجرایی و پرداختن به کار فکری بیشتر می شود. کار فکری مدیریت شامل پنج فعالیت عمده می شود که اصطلاحاً اصول پنجگانه ی مدیریت نیز می نامند. این اصول به ترتیب اولویت عبارتند از : برنامه ریزی، سازماندهی، به کارگیری نیروی انسانی، رهبری و کنترل. در این میان برنامه ریزی عبارت است از هدفگذاری و تعیین مراحلی که باید انجام شود تا اهداف محقق گردد. فرایند برنامه ریزی ساده شده را شش مرحله به شرح زیر می توان خلاصه کرد:
شناسایی فرصت ها: یک شرکت معمولا با یک ایده اقتصادی جدید شکل می گیرد. این ایده جدید ناشی از ملاحظه فرصت هایی است که در بازار محصولات و فعالیت های اقتصادی به دست آمده است. بازارسنجی از جمله ابزارهایی است که در این مرحله کمک می کند تا فرصت های واقعی مشخص شوند.
هدف گذاری: تعیین اهداف بلند مدت و کوتاه مدت از جمله مناسبات مورد نیاز در برنامه ریزی است. بدون هدف نمی توان هیچ کاری را انجام داد و اهداف، رکن اصلی هر برنامه هستند. در تعیین اهداف یا هدفگذاری چند نکته باید در نظر گرفته شود.
اولاً: هدف باید معقول و دست یافتنی باشد. در غیر این صورت امید ها به یاس تبدیل شده و شکست قطعی می شود.
ثانیاً: اهداف دو نوع هستند: یکی ، کیفی است که در آن کلی گویی شده و از عدد و رقم خبری نیست. برای مثال :« توسعه فعالیت های موجود شرکت برای افزایش سودآوری »
نوع دیگر کمی است، یعنی با عدد و رقم مشخص تر و جزئی تر شده است. برای مثال : « توسعه فعالیت های موجود شرکت در سال آینده برای افزایش سود به میزان ده درصد » در مقایسه با اهداف کیفی ، اهداف کمی از نظر زمانی محدود به سال آینده شده و از نظر درصد سود هم مشخص شده است. بنابراین آخر سال می توان موفقیت یا عدم موفقیت شرکت در سودآوری را اندازه گیری کرده و ملاحظه نمود که بیشتر از ده درصد بوده یا کمتر.
شایان ذکر است که اهداف کمی بیشتر در تهیه برنامه های اجرایی و کوتاه مدت ( یکساله ) کاربرد داشته است و بلکه اجباری می شود. با توجه به این که در ابتدای فرایند برنامه ریزی هنوز اطلاعات دقیق در مورد بازار و استراتژی شرکت وجود ندارد، در نتیجه اهداف به صورت کیفی عنوان شده و پس از مشخص شدن موارد فوق و در مرحله تدوین برنامه اجرایی ، اهداف کمی تعیین می شود. این عمل ممکن است چندبار تکرار شود.

بررسی شرایط محیطی و درونی: بعد از هدفگذاری مهمترین فعالیت برنامه ریزی شناسایی نقاط قوت و ضعف شرایط محیطی و درونی شرکت است. شرایط محیطی شامل وضعیت اقتصادی ، سیاسی ، اجتماعی جامعه ، وضعیت صنعت و رقابت در آن ، رقبای اصلی و ... می شود. شرایط درونی شامل مدیریت ، سازمان ، نظام های مدیریتی ، تکنولوژی و ... است. شایان ذکر است که فرق این دو در نحوه کنترل آنهاست. عواملی که مدیر بر آنها کنترل ندارد را شرایط محیطی و بر آنهایی که کنترل دارد درونی می نامند.
تعیین راه حل نهایی: بر اثر مطالعه شرایط محیطی و درونی راه حل ها یا استراتژی های مختلفی پیش روی مدیر گذاشته می شود. این راه حل ها به کمک تکنیک و ابزارهای تحلیل از قبیل (SWOT , BCG , GE , QSPM) مورد تجزیه تحلیل قرار گرفته و مناسب ترین آنها انتخاب می شود.
برنامه اجرایی: بعد از مشخص شدن استراتژی با راه حل نهایی در واقع مسیر کلی معلوم شده ، حال باید آن را به طور جزئی تر و اجرائی تر درآورد. یعنی کلیه فعالیت ها و طرح هایی که در طول یکسال برای تحقق اهداف و استراتژی فوق مورد نیاز است به ترتیب اولویت زمانی لیست شده و مشخص می گردد.
بودجه بندی: نهایتا ، برنامه اجرایی، بودجه ریزی شده و منابع مالی هر فعالیت تعیین می شود.
در طول برنامه ریزی، لازم است با اصول یا مبانی برنامه ریزی نیز آشنا بوده و به آنها توجه کرد. این اصول عبارتند از:
1- تقدم داشتن برنامه ریزی بر سایر فعالیت های مدیریتی.
2- هر برنامه ریزی باید برای دستیابی به اهداف مورد نظر طراحی شود.
3- هزینه طراحی و اجرای برنامه باید کمتر از درآمدها یا نتایج آن باشد تا سوددهی تضمین شود.
4- هر قدر مشارکت کارکنان در فرایند برنامه ریزی بیشتر شود، تعهد در اجرای آن بیشتر خواهد شد.
5- شناسایی و توجه بیشتر داشتن بر عواملی که ممکن است در موفقیت یا شکست برنامه تاثیر بیشتری داشته باشد.
6- انعطاف پذیر بودن برنامه برای انجام اصلاحات مورد نیاز در اثر تغییر و تحولات غیر منتظره یا پیش بینی نشده لازم است.
7- کنترل و ارزیابی برنامه در زمان اجرا جهت اطمینان از صحت عملکردی آن توسط شاخص های کنترلی که از اهداف و عوامل حیاتی استنتاج شده اند.
8- سطح بندی برنامه ها به ترتیب از بالا به پایین تحت عنوان برنامه استراتژیک ، برنامه عملیاتی، برنامه اجرایی که لازم است تا در سطوح مختلف شرکت قابل انجام بوده و طبقه بندی اطلاعات میسر باشد ( در شرکت های کوچک که بعد از مدیریت یک سطح سازمانی وجود دارد، فقط برنامه ریزی استراتژیک و برنامه اجرایی مطرح هستند. )
این مطلب توسط آقای محمد شریفی نوشته شده است.

دانلود این مطلب از کتابخانه پایگاه اطلاع رسانی صنعت

منبع : کتاب مدیریت شرکتهای کوچک و اینترنت