بازار آریا - نویسنده: Aytekin Tank مترجم: مریم رضایی همه ما در طول هفته تعداد ساعتهای یکسانی داریم. اما بعضی افراد میتوانند کارهای بسیار بیشتری را در همین زمان ثابت انجام دهند. مثلا «استیون کینگ»، نویسندهای پرکار است که به نوشتن روزانه ۲ هزار کلمه مشهور است. یا ماری کوری، که پس از مرگ همسرش، تقریبا بهتنهایی یک آزمایشگاه را اداره کرد و دو دخترش را بزرگ کرد، و با این حال تنها کسی شد که توانست جایزه نوبل را در دو رشته علمی متفاوت دریافت کند.
هیچکدام از این افراد ساعتهای اضافهای در اختیار نداشتند، اما چیزی قدرتمندتر در اختیار داشتند: یک سیستم. هیچکس بدون داشتن چنین سیستمی تا این اندازه بهرهور نیست.
من همیشه به استفاده از سیستمها برای افزایش بهرهوری خودم باور زیادی داشتهام؛ چه با روشهایی مثل زمانبندی محدود (Time Boxing) و چه با دستهبندی کارهای مشابه در کنار هم، تا مجبور نباشم روزی ۱۰ بار بین کارهای مختلف جابهجا شوم و تمرکزم را تغییر دهم. بهعنوان کسی که برای بهرهوری ارزش زیادی قائل است، مدام در حال پیدا کردن راههای مختلفی هستم تا از هوش مصنوعی مولد استفاده کنم و از روزهایم بیشترین بهره را ببرم.
در ادامه سه پرامپتی را معرفی میکنم که دائما از آنها استفاده میکنم.
تقویمریزی معکوس
هیچچیز به اندازه یک تقویم کاملا پر یا فهرست کارهای انباشتهشدهای که در نهایت کاری واقعی در آن انجام نمیشود، من را آزار نمیدهد. از نظر من، روزی که با کارهای بیاهمیت و ظاهری پر شده باشد، روزی هدر رفته است.
البته این به آن معنا نیست که دلیل انجام چنین کاری توسط افراد را درک نمیکنم. انسانها میل شدیدی به کنترل دارند. وقتی یک مورد ساده از فهرست کارهایمان را تیک میزنیم، مغز ما با ترشح دلپذیری از دوپامین به ما پاداش میدهد. اما متاسفانه هیچ دستاورد مهمی تاکنون از مجموعهای از کارهای بیمعنا به وجود نیامده است.
به همین دلیل، بهعنوان یک بنیانگذار که عاشق ترفندهای کاربردی برای افزایش بهرهوری است، توجه من به این موضوع جلب شده که هوش مصنوعی چگونه در حال متحول کردن «تقویمریزی معکوس» (Backwards Calendaring) است؛ مفهومی قدیمی که با رویکردی تازه مبتنی بر مدلهای زبانی بزرگ (LLM) دوباره جان گرفته است.
ایده ساده است: با هدفی که میخواهید به آن دست پیدا کنید شروع کنید؛ مثلا نوشتن یک سخنرانی اصلی یا جذب یک مشتری مشخص. سپس از آن نقطه به عقب برگردید و پروژه را به وظایفی تقسیم کنید که میتوان آنها را در روزهای منتهی به تاریخ نهایی تحویل انجام داد.
این یک ایده ساده و روشن است و جواب میدهد. مشکل اینجاست که اجرای آن به آمادهسازی زیادی نیاز دارد؛ یا دستکم در گذشته اینطور بود. اما حالا میتوانید فقط به چتجیپیتی بگویید که قصد انجام چه کاری را دارید و از آن بخواهید مانند یک برنامهریز حرفهای عمل کند و یک جدول زمانی واقعبینانه از مراحل مشخصی که شما را به هدف میرساند ایجاد کند.
من هفته گذشته خودم این روش را امتحان کردم. هدفم این بود که یک تصمیم مربوط به محصول را که دو هفته بود به تعویق افتاده بود، نهایی کنم. وقتی به کمک هوش مصنوعی از آخر به اول برنامهریزی کردم، چیزی را پیدا کرد که از آن غافل شده بودم: سه روز جداگانه برای «فکر کردن درباره موضوع» زمان گذاشته بودم، اما حتی یکبار هم گفتوگوی واقعی با مدیر محصولم را که میتوانست به تصمیمگیری منجر شود، در برنامهام قرار نداده بودم. این همان جایی است که مدلهای زبانی بزرگ واقعا میدرخشند و شما را مجبور میکنند اهداف و مراحلی را که برای رسیدن به آنها در نظر گرفتهاید شفاف کنید، بدون اینکه جایی برای بهانهتراشی یا فکرهای مبهم باقی بماند.
پیدا کردن زمانهای اوج بهرهوری
ساعت ۳ بعدازظهر است و پنج جلسه پشت سر هم را پشت سر گذاشتهاید. اثر انرژیبخش قهوهتان ساعتها پیش از بین رفته و حالا هم افت انرژی بعد از ناهار حسابی خودش را نشان میدهد. پس حالا وقت انجام کار عمیق نیست.
سطح انرژی ما در طول روز بالا و پایین میشود و شاید تعجبآور باشد که این موضوع چقدر روی بهرهوری ما تاثیر دارد.
پژوهشگران دریافتهاند که مجبور کردن یک فرد سحرخیز به شرکت در یک جلسه توفان فکری در اواخر شب، دستورالعملی برای شکست است. همین موضوع درباره افرادی که شبها فعالترند و انتظار میرود صبح زود در بهترین حالت خود نباشند نیز صدق میکند. به این وضعیت «ناهماهنگی زمان زیستی» گفته میشود و چیزی نیست که بتوانید بهسادگی با فشار آوردن به خودتان از آن عبور کنید.
همچنین نباید انتظار داشته باشید که بتوانید تمام روز، بدون توقف، تمرکز کنید. دکتر «گلوریا مارک»، استاد انفورماتیک در دانشگاه کالیفرنیا، ارواین، میگوید: «ما نمیتوانیم انتظار داشته باشیم که تمام روز بدون وقفه وزنه بزنیم. همانطور که نمیتوانیم انتظار داشته باشیم برای مدتهای طولانی از تمرکز و توجه مداوم استفاده کنیم.»
برای اینکه بیشترین بهره را از زمانهای اوج انرژی خود ببرید، از چتجیپیتی کمک بگیرید. ابتدا چند هفته را صرف ثبت زمانهای اوج و افت انرژی خود کنید. هر ساعت میزان تمرکز و انگیزهتان را در مقیاسی از یک تا ۱۰ یادداشت کنید. سپس یافتههای خود را وارد هوش مصنوعی کنید و از آن بخواهید تقویم شما را بر اساس الگوهایی که پیدا میکند تنظیم کند، بهطوری که کارهای عمیق را در بازههایی قرار دهد که ذهن شما بیشترین آمادگی را دارد و جلسات، ایمیلها و کارهایی را که به بهترین سطح تفکر شما نیاز ندارند، به زمانهای افت انرژی منتقل کند.
آیین پایان کار روزانه
«کال نیوپورت» در سال ۲۰۰۹ درباره «آیین پایان کار روزانه» نوشت و این ایده از آن زمان همیشه با من مانده است. او در پایان هر روز کاری همان کارهای مشخص را انجام میدهد: فهرست کارهایش را بررسی میکند، کارهای ناتمام را یادداشت میکند، نگاهی به برنامه فردا میاندازد و سپس یک عبارت ثابت را با صدای بلند میگوید تا پایان روز کاری را مشخص کند.
اخیرا من هم نسخه شخصی خودم از این روش را با چتجیپیتی اجرا میکنم. در پایان روز، هر چیزی را که هنوز باز مانده است وارد میکنم؛ مثلا تماسی که هنوز برنگشتهام یا تصمیمی که نگرفتهام؛ و از آن میخواهم این کارهای ناتمام را به دو دسته تقسیم کند: کارهایی که باید اول صبح انجام شوند و کارهایی که میتوانند منتظر بمانند. چیزی که دریافت میکنم، یک نقطه شروع مشخص برای صبح روز بعد است. بنابراین دیگر وقتی لپتاپم را باز میکنم، مجبور نیستم تلاش کنم به یاد بیاورم آخرین بار کجا کار را رها کرده بودم.
پیش از هوش مصنوعی، مطمئن بودم که سیستمهای کاری من بیشترین بهرهوری ممکن را برایم ایجاد میکنند و من را به کارآمدترین نسخه خودم تبدیل کردهاند. اشتباه میکردم. با فقط چند پرامپت ساده، تقویم کاریام کمتر از همیشه شلوغ و سنگین به نظر میرسد و زمان بیشتری از آنچه فکر میکردم ممکن است، دوباره در اختیارم قرار گرفته است.
هنوز مثل استیون کینگ روزی ۲۰۰۰ کلمه نمینویسم، یا مثل ماری کوری برنده هیچ جایزه نوبلی نشدهام. اما میدانم که از زمانم به شکل درست استفاده میکنم، و همین برای من کافی است.
منبع: Forbes