بازار آریا - قدرت برقراری ارتباط قوی با کارکنان، مشتریان ، شرکا یا سهامداران و تمامی ذی نفعان شرکت، برای شما به عنوان مدیر کسب و کار بسیار حیاتی است. اساسا مدیران و سرپرستانی که به لحاظ تیپ شخصیتی برون گرا و اجتماعی باشند، از توان ارتباطی بهتری برخوردارند. بخش عمده ای از این توان در اثر تمرین و مهارت ایجاد می گردد و قابل آموختن است. بنابراین در صورت وجود ضعف در قدرت ارتباط موثر با دیگران می توان با آموزش، مطالعه و تمرین تا حد زیادی این کاستی را جبران نمود.
جالب اینکه بخش عمده ای از استنباط و تفسیر پیام در ذهن گیرنده ، به واسطه ارتباطات غیرکلامی رخ می دهد. مثلا ممکن است مدیری به کارمند خود بگوید که برای آینده او پست خوبی را در نظر گرفته، اما حرکات چشم و ژست او به گونه ای باشد که کارمند احساس کند این موضوع واقعیت نداشته و تنها برای دلخوشی او چنین موضوعی بیان می شود. بنابراین ، حتما به تمام ارتباطات غیرکلامی هم باید دقت کرد. لازم است بدانید در سال های اخیر ، درک و تعبیر بهتر حرکات بدن یا همان زبان بدن (Body Language) ، به حوزه ای علمی تبدیل شده و در ایران نیز کتبی در این زمینه به چاپ رسیده.
مدیری می تواند خوب هماهنگی کند که از ابزار ارتباطی به خوبی استفاده نماید. یکی از وظایف مهم هر مدیر ایجاد هماهنگی، قادر بودن به برقراری ارتباط صحیح و خالی از هر گونه سو تفاهم با افراد ذی ربط است. طبق مطالعات به عمل آمده، هشتاد درصد مدیران مسئله ارتباطات را به عنوان مسبب مشکلات مشاغل خود عنوان کرده اند.
برای پرهیز از مشکلات ارتباطی لازم است از ابزارهای ارتباطی به نحو احسن استفاده شود. ابزارهای ارتباطی عبارتند از: فن سخنوری ، فن نوشتن، فن گوش دادن، فن مطالعه.

فن سخنوری
در این ارتباط نیروی دریایی آمریکا بررسی هایی کرده و از تجارب به دست آمده به نتایج زیر نائل آمده که به علت مفید بودن عینا ذکر می گردد.
1- از تند سخن گفتن بپرهیزید! معمولا آن که مطلب را شمرده و با لحن ملایم ادا می کند موفق تر است
2- تا آنجا که ممکن است از کلمات ساده استفاده کنید
3- حتی المقدور از جملات کوتاه استفاده کنید.
4- با ایما و اشاره ، کلمات و جملات را طوری ادا کنید که در تشریح منظورتان موثر باشد.
5- قبل از سخن گفتن درباره آن بیاندیشید
البته می توان نکات دیگری به نکات فوق اضافه کرد از جمله اینکه:
1- نوع شنونده را در نظر بگیرید. از نظر سنی، از نظر سطح دانش و معلومات، از نظر هوش و استعداد و ....
2- قبل از ایراد سخنرانی، زمینه آن را فراهم کنید. به شنونده بگویید که راجع به چه چیزی می خواهید صحبت کنیدو ضرورت بحث چیست.
3- پس از صحبت، نتیجه را به طور خلاصه دوباره گوشزد کنید و چنانچه از شنونده انتظار کاری دارید، نوع کار و خصوصیات مورد نظر را دوباره برایش تکرار کنید.
4- در صورتیکه برای جمع کثیری صحبت می کنید، سعی کنید نگاه خود را به طور عادلانه تقسیم کرده و به چشم های افراد نگاه گذرا داشته باشید تا آنها خود را در بحث شما شریک ببینند.
5- ظرفیت افراد را برای یادگیری در نظر بگیرید.
6- بر نقاط کلیدی صحبت خود تاکید کنید.
7- سعی کنید بحث تان از اطلاعات و استدلالات متقن و کافی برخوردار باشد.
8- از استعمال کلمات ناهنجار و تحریک کننده که شنونده را عصبانی کند پرهیز کنید.
9- از کلی گویی پرهیز کرده و مطالب را به روشنی بیان کنید.
10- در بحثتان جایی برای نظرات اصلاحی بگذارید و صرفا نظریات خود را کامل و بی نقص ندانید.
11- خود را برتر از شنوندگان ندانید و چنین وانمود نکنید که آنچه لازم است می دانید.
12- از همه مهمتر برای صحبت خود چارچوب و برنامه داشته باشد و هر مبحثی را در جایش ارائه دهید.
فن نوشتن
اصولا نوشتن، به علت این که حضور مستقیم و رودررو با طرف صحبت موجود نیست، سهل تر از صحبت کردن است. به علاوه شما موقع نوشتن فرصت کافی در انتخاب کلمات و جمله بندی ها دارید. ولی با وجود سهولت فوق انتظارات افراد از مکتوبات بیشتر بوده و وجود اشتباهات کمتر مورد قبول واقع می شود. زیرا که نویسنده می تواند پس از اتمام کارش، آن را مورد بازبینی قرار داده و ارزیابی و اصلاح کند ولی سخنران در این مورد محدودیت دارد. در ضمن یک نوشته قابل استناد است و ممکن است عدم دقت در آن برای نویسنده دچار دردسر کند
اصول نوشتن همانند سخنرانی نیاز به چارچوب و استخوان بندی یا سرفصل های مرتب و منظم که بر اساس اصول منطقی استوار باشد، دارد. همچنین استفاده از کلمات ساده و روشن و جملات کوتاه و ذکر منابع استفاده شده و غیره، از جمله نکاتی هستند که باید در نوشتن مد نظر قرار گیرند. برای کسب اطلاعات بیشتر، خواننده گرامی، به منابع مربوطه ارجاع داده می شود.
فن گوش دادن
در این نوع ارتباط نکات زیر می تواند راهگشا باشد:
1-سعی کنید منظور گوینده را درک کنید. بدین منظور لازم است ابتدا زبان گوینده معانی و مفاهیم اصطلاحات و کلماتی که از آنها استفاده می کند را به خوبی بفهمید. زیرا لزوما گوینده، کلمات و اصطلاحات را مطابق آنچه که شما در ذهنتان دارید، به کار نمی برد. به خصوص اگر بحث تخصصی باشد، لازم است در ابتدا معنی اصطلاحات فنی مشخص شود.
2-سعی کنید بفهمید که گوینده چه می داند! یا به عبارتی دیگر ، اطلاعات گوینده چه هستند و از کجا به دست آمده اند و آیا صحیح هستند یا غلط؟
3-سعی کنید دریابید، نحوه استدلال گوینده چگونه است. آیا استدلال هایش منطقی است یا غیر منطقی و مغالطه آمیز . آیا از برهان و استدلال استفاده کرده است یا این که به دنبال تهییج احساسات است؟ آیا بر عقل و منطق استوار است یت بر عواطف و احساسات؟
4-در انتها باید دید ایا گوینده تمام مطلب گفتنی را گفته، یا این که مطلبی را جا انداخته است؟
5-به هنگام گوش دادن آرام باشید و صبر و حوصله به خرج دهید تا صحبت تمام شود.
6-به مقام و موقعیت گوینده توجه نکنید بلکه به خود صحبت و بحث توجه کنید.
7-چارچوب بحث را در نظر گرفته و در حیطه آن تفکر کرده و آن را ارزیابی کنید.
8-سوال پرسیدن اگر به اندازه معقول و بدون اینکه به میان صحبت گوینده بپرید باشد، نه تنها بد نیست بلکه نشان می دهد که شما به حرف های طرف مقابل اهمیت می دهید.
فن مطالعه
خواننده در هنگام مطالعه سه موضوع را بایستی در نظر بگیرد:
1-منظور نویسنده چیست و چه نکته ای را می خواهد بگوید.
2-نویسنده مطلب خود را چگونه استدلال کرده است؟ آیا منابع و مبانی استفاده شده دارای اعتباری هستند.
3-چه مطلبی را نویسنده از قلم انداخته؟
منابع:
کتاب عبور از طوفان نوشته سید کامران باقری
مدیریت شرکت های کوچک نوشته حسین احمدی
این مطلب توسط آقای محمد شریفی نوشته شده است.

دانلود این مطلب از کتابخانه پایگاه اطلاع رسانی صنعت